La circular es un tipo de documento interno ampliamente utilizado en el ámbito empresarial con el propósito de comunicar información relevante a los colaboradores. También conocida como comunicado, notificación o aviso, la circular se caracteriza por su forma circular de distribución, es decir, se envía a múltiples destinatarios que comparten un interés común.
Este mensaje, generalmente emitido por el gerente o administrador, tiene como objetivo transmitir disposiciones o asuntos internos que se desean cumplir. La circular se compone de diferentes secciones que le otorgan una estructura clara y organizada.
El propósito principal de una circular es difundir información relevante sobre un tema específico a un público objetivo determinado. Puede ser utilizada tanto en el ámbito educativo, como en el empresarial, gubernamental u organizacional. Gracias a su formato conciso y directo, la circular permite llegar rápidamente a un gran número de personas y asegurar que el mensaje sea entendido de manera clara y uniforme.
En la era digital, las circulares han evolucionado significativamente. Anteriormente, solían ser enviadas por correo postal o entregadas en mano, pero hoy en día es común que se envíen por medios electrónicos, como el correo electrónico o las redes sociales. Esta adaptación al entorno digital ha permitido una distribución más rápida y económica, alcanzando a un público más amplio en un corto período de tiempo.
Es fundamental que el contenido de una circular sea relevante y aporte valor a los destinatarios. Debe contener información precisa y verificable, evitando incluir datos o afirmaciones que carezcan de fundamentos sólidos. De esta manera, se garantiza que el lector encuentre información útil y confiable en la circular, y se fortalece la confianza y credibilidad del emisor.
La distribución de las circulares puede realizarse tanto de manera interna, dirigida a un grupo específico dentro de una organización, como de manera externa, alcanzando a personas o entidades fuera de la organización emisora. En ambos casos, es esencial tener en cuenta el público objetivo y adaptar el contenido de la circular a sus necesidades e intereses. Esto se logra mediante la selección adecuada de las palabras, el tono y el enfoque del mensaje.
Estructura
Una circular se estructura en tres partes fundamentales: saludo inicial o introducción, cuerpo y cierre.
I.- Introducción
En la introducción de una circular, se incluyen elementos clave para su identificación. En la parte superior del documento se encuentra una numeración correlativa en mayúsculas, precedida por el término «CIRCULAR». Por ejemplo, «CIRCULAR – 001».
Además, se especifica la fecha en la que se emite la circular, indicando el lugar, el día, el mes y el año correspondientes.
El destinatario de la circular es el personal de la entidad, es decir, los colaboradores a quienes va dirigida esta comunicación interna.
II.- Cuerpo
El cuerpo de la circular constituye la sección más importante del documento, ya que en ella se detalla de manera exhaustiva el mensaje que se desea transmitir.
Aquí se proporciona la información relevante, las instrucciones y las disposiciones que deben ser conocidas por los destinatarios.
Es fundamental redactar este apartado de forma clara y concisa, utilizando un lenguaje directo y sencillo que pueda ser comprendido por cualquier persona.
III.- Cierre
Por último, en el cierre de la circular se incluye la firma y el cargo de la autoridad responsable. La firma confirma la autenticidad del documento y el nombre de la autoridad le otorga peso a su jerarquía.
Esta sección es importante para identificar claramente quién emite la circular y asegurar su validez.
En resumen, la circular es un documento interno utilizado en las empresas para transmitir información relevante a los colaboradores. Su estructura consta de una introducción, que incluye numeración, fecha y destinatario; un cuerpo, donde se detalla el mensaje de manera detallada; y un cierre, que contiene la firma y el cargo de la autoridad responsable.
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